Inventarul compară ce spune aplicația că ar trebui să aveți în stoc cu ce găsiți efectiv la numărătoare, iar diferențele se scriu automat în stoc.
Este documentul care readuce stocul la realitate.
Îl găsiți în Gestiune → Stocuri, alegeți locația, apoi Inventar.
Pasul 1. Datele inventarului
Completați:
Data inventarului. La acest moment se citesc cantitățile scriptice și tot la acest moment se scriu diferențele în stoc. Este important să introduceți momentul real al numărătorii, chiar dacă documentul este completat mai târziu. De exemplu, puteți număra duminică seara și introduce inventarul luni.
Întocmit de. Persoana care răspunde de numărătoare.
Precompletează cu articolele din gestiunea… Opțional. Dacă alegeți o gestiune, documentul se deschide cu toate produsele din acea gestiune, ordonate alfabetic. Fără precompletare, începeți cu un document gol și adăugați articolele pe rând.
Alegerea datei este importantă deoarece, în boogiT, stocurile se actualizează în timp real.
Ideal este să faceți numărătoarea cu vânzarea oprită, după închidere sau înainte de deschidere, și să setați data inventarului cât mai aproape de acel moment.
Pasul 2. Numărătoarea
Documentul se deschide în stare de ciornă.
Cât timp este în ciornă, nu afectează stocul în niciun fel, astfel încât îl puteți completa în mai multe reprize.
Pe fiecare linie aveți:
Cantitatea scriptică – cât spune aplicația că ar trebui să existe în stoc la data inventarului;
Cantitatea fizică – cantitatea găsită efectiv la numărătoare;
Diferența – calculată automat ca fizic − scriptic;
valoare negativă = lipsă;
valoare pozitivă = plus;
Prețul unitar – propus automat ca preț mediu de achiziție la data inventarului și modificabil;
Cota de TVA.
Puteți adăuga un articol care lipsește din listă și puteți șterge liniile de care nu aveți nevoie.
Important
Liniile pe care nu completați cantitatea fizică sunt eliminate la finalizare.
Ele nu sunt considerate ca având cantitatea zero.
Asta înseamnă că un articol pe care nu l-ați numărat nu primește nicio corecție, iar stocul lui rămâne neschimbat.
Dacă un produs s-a terminat efectiv, completați 0. Nu lăsați câmpul gol.
Pasul 3. Finalizarea
După ce terminați numărătoarea, apăsați Finalizează inventarul.
Din acel moment:
documentul primește un număr de inventar pentru locația respectivă;
pentru fiecare linie numărată se scrie în stoc o corecție egală cu diferența, la data inventarului;
lipsurile apar ca ieșiri;
plusurile apar ca intrări.
Corecțiile se reflectă în:
Balanța stocurilor;
Balanța zilnică;
Situația consumurilor.
Procesarea corecțiilor se face automat, astfel că valorile pot apărea în rapoarte după aproximativ un minut.
După finalizare
Istoricul inventarelor
În Istoricul inventarelor vedeți toate documentele locației, împreună cu:
data;
numărul inventarului;
diferențele înregistrate.
Corectarea unui inventar
Un inventar finalizat poate fi corectat.
Puteți, de exemplu:
adăuga un articol uitat;
șterge o linie introdusă greșit.
Stocul se ajustează automat în funcție de modificările făcute.
Documentele mai vechi de 12 luni nu mai pot fi modificate.
Ștergerea unui inventar
Un inventar poate fi șters integral.
În acest caz, corecțiile generate de el sunt retrase automat din stoc.
Dacă înregistrați ulterior un document cu dată anterioară
Este posibil să introduceți ulterior un document care, cronologic, aparține perioadei dinaintea inventarului.
Un exemplu frecvent este o factură de achiziție cu dată anterioară inventarului, introdusă după ce inventarul a fost deja finalizat.
În această situație, aplicația recalculează automat:
cantitatea scriptică;
diferența;
prețul inventarului;
corecția scrisă în stoc.
Nu este nevoie să refaceți inventarul.
Același mecanism se aplică și pentru:
bonurile de consum;
avizele de transport;
documentele de producție;
ștergerea sau modificarea acestor documente.
Recomandări
Numărați cu vânzarea oprită, dacă este posibil.
Dacă nu puteți opri complet vânzarea, faceți inventare separate pe gestiuni, în momentele în care fiecare zonă are activitate minimă. De exemplu, barul după închidere și bucătăria într-un interval mai liniștit.
Dacă numărați în timpul vânzării, lăsați la final articolele cu rulaj mare și setați data inventarului cât mai aproape de momentul în care le numărați. Altfel, ceea ce se vinde între data inventarului și momentul numărării poate apărea ca lipsă.
Verificați lipsurile mari înainte de finalizare. De multe ori, cauza nu este o pierdere reală, ci o factură de achiziție neînregistrată sau înregistrată cu altă dată.
Folosiți Trasabilitatea stocurilor pentru a vedea rapid ce documente există pentru articolul respectiv.
Faceți inventare periodice pentru materiile prime cu valoare mare, nu doar o dată pe an. Diferențele mici, descoperite la timp, sunt mai ușor de explicat și corectat.
La ce vă ajută
Aduceți stocul din aplicație la realitatea din depozit.
Identificați pierderile reale, pe articole și în valoare.
Obțineți documentul de inventar necesar pentru contabilitate.
Porniți evaluarea stocului de la un cost corect, mai ales pentru articolele fără facturi de achiziție înregistrate.