Într-un restaurant aglomerat, problemele mici se adună repede. O comandă introdusă greșit. Un produs uitat. O modificare care nu a fost înregistrată. O masă care așteaptă nota. O diferență descoperită abia la finalul zilei.
Luate separat, nu par probleme majore. Dar când gestionezi zeci sau sute de comenzi pe zi, fiecare eroare și fiecare minut pierdut contează. Și, de multe ori, problema nu este echipa. Este modul în care aceasta este nevoită să lucreze.
Aici intervine un POS pentru restaurant.
Un POS modern nu mai este doar locul în care înregistrezi o vânzare. Poate deveni sistemul prin care simplifici activitatea de zi cu zi, conectezi vânzarea cu gestiunea și ai o imagine mai clară asupra businessului.
Ce este un POS pentru restaurant?
POS vine de la Point of Sale și reprezintă sistemul folosit pentru înregistrarea și gestionarea vânzărilor unei locații.
Într-un restaurant, este unul dintre instrumentele cu care echipa interacționează cel mai des. Prin POS pot fi gestionate comenzile, mesele, notele și încasările. Dar un sistem modern poate merge mult mai departe și poate integra inclusiv partea de gestiune și informațiile de care managerul are nevoie pentru administrarea locației.
Astfel, POS-ul nu mai este doar un instrument folosit în momentul vânzării. Poate deveni punctul central prin care trece o mare parte din activitatea restaurantului.
Cum funcționează un POS în activitatea de zi cu zi?
Să luăm o situație obișnuită. Este vineri seara. Restaurantul este aproape plin, iar un ospătar gestionează mai multe mese simultan. La masa 4 se mai comandă două băuturi. La masa 7 un client adaugă un preparat. La o altă masă trebuie modificată o comandă. Între timp, masa 10 cere nota.
În POS, ospătarul poate deschide fiecare masă, vedea produsele comandate, adăuga sau modifica produse și gestiona nota. Pentru o singură comandă, câteva acțiuni în plus sau în minus nu par importante. Dar într-o tură în care aceleași operațiuni sunt repetate de sute de ori, diferența începe să se simtă.
Un POS bun ar trebui să simplifice aceste acțiuni, nu să le transforme într-un proces și mai complicat.
Ce probleme poate rezolva un POS?
1.Mai puține greșeli în gestionarea comenzilor
În perioadele aglomerate, o comandă memorată, notată în grabă sau introdusă incorect poate însemna un produs în plus, unul lipsă sau o notă greșită.
Prin înregistrarea comenzilor direct în POS, informația rămâne într-un singur loc și poate fi verificată sau modificată atunci când este nevoie.
Tehnologia nu elimină complet eroarea umană. Dar un proces simplu poate reduce situațiile în care greșelile apar doar pentru că echipa trebuie să facă prea mulți pași.
2.Mai puțin timp pierdut
Câteva secunde economisite la o comandă par nesemnificative. Multiplicate însă cu toate operațiunile dintr-o zi, încep să conteze. Dacă un ospătar trebuie să facă cinci acțiuni pentru ceva ce ar putea rezolva în două, diferența se vede mai ales atunci când restaurantul este plin.
De aceea, un soft pentru restaurant bun nu ar trebui evaluat doar după numărul de funcționalități, ci și după cât de simplu și rapid poate fi folosit.
3.Mai mult control asupra vânzărilor
Cât ai vândut astăzi? Ce produse se comandă cel mai mult? Care sunt intervalele aglomerate? Cum evoluează vânzările? Fiecare comandă trecută prin POS generează date.
În loc să reconstruiești activitatea restaurantului din bonuri, fișiere sau informații adunate din mai multe locuri, datele sunt centralizate și urmărite mai ușor prin rapoartele din sistem și astfel poți lua decizii mai eficiente pe baza lor.
POS-ul devine util nu doar pentru angajații care operează comenzile, ci și pentru managerul care trebuie să înțeleagă ce se întâmplă în business.
De ce contează ca vânzarea și gestiunea să fie conectate?
O vânzare nu există izolat. În spatele unei comenzi sunt produse, stocuri, încasări și informații care contează mai departe în administrarea restaurantului.
Dacă toate acestea sunt gestionate separat, apar inevitabil mai mulți pași: informații introduse în mai multe locuri, verificări suplimentare și mai multă muncă administrativă. Un sistem de gestiune restaurant care integrează și partea de vânzare poate simplifica acest proces.
Informația introdusă prin activitatea zilnică nu mai rămâne izolată în POS, ci poate fi folosită mai departe în gestiunea locației și în rapoartele pe care se bazează managerul.
Practic, în loc să ai vânzarea într-o parte și gestiunea în alta, cele două pot face parte din același flux.
Când ai nevoie de un POS pentru locația ta?
Nu există un număr de mese sau de comenzi de la care un restaurant trebuie obligatoriu să folosească un anumit tip de POS. Mai relevante sunt problemele care apar în activitatea de zi cu zi.
Poate fi momentul să implementezi sau să schimbi POS-ul atunci când:
comenzile greșite apar prea des;
angajații pierd timp cu operațiuni repetitive;
vânzările și încasările sunt greu de urmărit;
verificarea activității presupune prea multă muncă manuală;
informațiile sunt împărțite între mai multe sisteme;
nu poți obține rapid informațiile de care ai nevoie;
businessul crește, dar modul de lucru a rămas același.
De multe ori, nevoia unui POS apare tocmai odată cu dorința de dezvoltare a businessului. Un mod de lucru care funcționează la un volum redus poate deveni o sursă de erori și timp pierdut atunci când numărul comenzilor crește.
Ce ar trebui să urmărești când alegi un POS?
Este rapid și eficient?
Într-o locație aglomerată, fiecare click inutil poate însemna timp pierdut.
Este ușor de folosit?
Un angajat nou ar trebui să poată înțelege rapid operațiunile uzuale, fără ca sistemul să devină încă un lucru complicat pe care trebuie să îl învețe.
Îți oferă informațiile de care ai nevoie?
POS-ul nu ar trebui doar să înregistreze vânzările. Datele generate ar trebui să te ajute să înțelegi mai bine activitatea restaurantului prin rapoarte statistice clare.
Include și partea de gestiune?
Atunci când vânzarea și gestiunea sunt conectate, informațiile pot circula mai ușor, iar managerul are mai puține surse pe care trebuie să le urmărească separat.
Se integrează cu platformele de comenzi online?
Dacă primești comenzi prin Glovo, Wolt, Bolt Food sau propriul website, acestea ar trebui să ajungă automat în sistem. Un sistem POS integrat poate centraliza comenzile și le poate transmite mai departe către fiscalizare și către secțiile de preparare. Astfel, elimini introducerea manuală a comenzilor și reduci riscul de eroare.
Automatizează procesele de gestiune?
Un sistem de gestiune și vânzare poate elimina o parte din munca administrativă. De exemplu, integrarea cu e-Factura permite preluarea facturilor și automatizarea generării NIR-urilor.
Poți accesa datele restaurantului de oriunde?
O soluție cloud îți permite să urmărești activitatea și datele restaurantului de oriunde te-ai afla, fără să fie nevoie să fii fizic în locație.
Poate ține pasul cu locația ta?
Nevoile unei locații se schimbă pe măsură ce businessul crește. De aceea, merită să alegi un sistem care nu rezolvă doar problemele de astăzi, ci îți oferă flexibilitate și pentru ceea ce urmează.
Aici poate deveni relevant un POS all in one: un sistem prin care mai multe dintre procesele importante ale restaurantului pot fi gestionate împreună, în loc să fie împărțite între soluții diferite.
Cum știi dacă ai nevoie de un POS?
Cel mai simplu mod de a afla este să te uiți la activitatea unei seri aglomerate.
Unde se pierde timp?
Unde apar greșeli?
Ce operațiuni îi frustrează pe angajați?
Ce informații îți este greu să verifici?
Pentru că acesta este, de fapt, rolul unui POS bun: nu doar să adauge tehnologie în restaurant, ci să și eficientizeze timpul și operațiunile din activitatea de zi cu zi.
Aceasta este și filozofia din spatele boogiT POS.